EC・マーケ担当者にとって、トレンドが早いデジタル業界において、施策をスピーディーに実行するが重要ですね。
ここでポイントになるが、新しい施策(キャンペーン・広告など)やツール導入を行うために必要な社内稟議をいかにはやく通すかだと思います。
企業によっては、一ヶ月くらいかかることも。
今回は、ECやマーケティング担当者が稟議をスピーディーに承認をしてもらうためのコツをお届けします
POINT：1
会社における自分のポジションを知る
会社によって、承認ルートは様々です。
以下の図のように大企業になると承認ルートも複雑になります。このルートに加え、決済金額の権限が承認者によって決まっている場合もあります。
まず、自分がどのポジションでるあるか、稟議の金額はいくらかなど、承認ルートを確認しましょう！
承認ルートがわからない場合は、稟議受付部門の担当に聞きくとよいかもしれません。担当者は今回申請したい稟議内容をヒアリングしてくれた上で、予測の承認ルートを教えてくれます。
POINT：2
決済者の気持ちで考える
ポイント1で自分の申請する稟議の決済者がわかりました。今度は、その決済者の気持ちになり稟議内容を考えます。早く稟議の承認が欲しい場合は、相手の気持ちをさっし、その頭の中を理解して稟議に必要な情報を盛り込み、決済者が早く判断できる情報を提供することを心がけましょう。
自分のお金で商品を購入するときは、商品をリサーチして条件を確定し、商品の比較検討をし、それぞれのメリット・デメリットから判断して購入するかと思います。自分のお金を使ってなにを購入もしくは、使う時を基準に考えるとわかりやすいですよ
また、重要なのは決済者が稟議の背景や理由がわからないということです。決済者は、マネジメントを主な業務としているので、現場の事情を把握していることが少ないのが現実です
POINT：3
稟議に必要な情報を精査する
では、決済者に必要な情報とはどのようなことでしょうか？つまり、何があれば決済者は早く判断をしてくれるでしょうか？一緒に見ていきましょう
■契約書内容、購入するものの詳細
意外にここの項目の説明が足りない事が多いようです。申請者は購入するものや契約について、稟議に至るまでリサーチをしていますので、理解している前提で稟議を書き始めてしまいます。デジタルマーケやDX関連など場合、決済者の知識範囲なものを決済判断を仰ぐ場合は必ず詳細を記入しましょう。理解ができないものを決済判断することできないので差し戻しや、拒否につながる可能性もあります
■必要な背景・理由
上記でも記載したとおり、決済者のポジションが高ければ高いほど現場の状況を把握していません。どのような課題があり、何を解決したいのか稟議の背景を記載しましょう
■選定理由
契約内容やツールなどは、世の中にたくさんあります。申請者がこれだ！と思った選定理由をロジカルに記載しましょう。また、選定理由をさらに明確にするため、3種類の見積もりや他社の見積もりなど一緒に提出して、「ここが他を比べてよい」など選定理由を比較して記載すると決済者が判断しやすいでしょう
■金額の根拠
デジタル関係の見積もりが詳細が省かれているものをたくさん見受けれますので、見積もりをもらうときは詳細記入をしてもらいましょう。稟議申請のときはもちろんですが、納品後の検収の際のチェック項目にもなります。
■予測の回収見込み
企業は利益を求める組織体です。お金を払うのは、それに見合った効果や、投資した費用以上の効果が期待できることが前提となります。そのため、広告施策では、どれだけの利益につながるかなど費用が回収できるもののかなのかを明確に記載する必要があります
■得られるメリットとリターン
上記の回収見込みともかぶりますが、費用の予測の回収見込みともに得られるメリットも明確にします。決済者に、今回の稟議内容の施策をすることで、費用対効果＋αの一石二鳥と思わせれば、決済承認は確実です。例えば、デジタルマーケでの新規高所得者向け媒体での広告出稿の場合、サイトへの流入、CV数の増加はもちろんのこと、媒体特性の高所得者層への認知とブランディングの促進などがあげられるのではないかと思います
■想定されるリスク
これは、稟議に記載をする場合がすくないですが、決済者や承認者から質問が来る可能性が高いないようですので、事前に用意をしておくとよいです。リスクだけでなく、リスク回避方法も一緒に用意することをおすすめします。上記の例では、高所得者向けの媒体出向であると、高所得者なので媒体を見ている会員や層が少ない可能性があります。そのためサイト流入後の売上が費用と見合わないことがリスクとして考えれらます。その場合のリスク回避方法として、高所得者向け媒体からのサイト着地ページには単価の高い商品を最初から掲載しておき、客単価でカバーするというな回答を用意しておけば、あなたの上層部からの評価も高まります。
POINT：4
早い稟議承認までの裏のコツ
ここまでは、稟議に必要な情報をみてきました。ここからは、稟議を早く決済してもらうためのコツをお伝えします。とくに金額が高い稟議ほど、裏のコツが役に立ってきます。
■最初の稟議承認者への相談
直属の上司への相談とネゴシエーションです。部門長や最終決済者の特性や考えていることは、ああなたより経験が多からこそ理解しています。その上司に積極的に稟議の書き方やチェックをしてもらいましょう！また、上司から部門長などにネゴシエーションをしてもらえることも、よくあります
■関係部署、経理財務へのネゴシエーション
ポイント１での記載したとおり、自部署だけでの承認ルート出ない場合、稟議前に関連部署関係者をしらべて事前に立ち話でもいいので、今回の稟議の背景や思い、稟議に必要な情報確認などをすることによりスムーズに承認してもらえます。この機会をチャンスとして社内人脈を築いておくと、部署をまたがる施策をする際も、協力を得やすいです。
■比較見積もりの用意
ポイント3を参照
■取引先との協力関係
申請者は忙しい中、稟議を起案してネゴシエーションをすることになります。そこでご協力をいただくのは、稟議内容の取引先です。稟議に必要な比較見積もりの作成や、企画提案書など決済者に合わせた情報があるよう修正してもらいましょう。そのような極力関係をお願いするので、自分の会社がお金を払うのだから、立場が上のようなマウントをとった対応を取引先に行っていると、思ったような資料が提出されないこともあります。取引先も人間です。信頼関係を築きましょう！
POINT：5
稟議の書き方
ここまでで、なんとなく稟議をどのように進行するかイメージついたと思います。ここからは具体的な稟議の書き方をみてきましょう
■結論から先に
稟議は、書き込む情報が多いので、その項目で何がいいたいのか明確にして短い文章で結論から書きましょう
■箇条書きで
たくさんの情報を見やすく整理する一番わかりやすい方法は箇条書きです。文章を書くと起承転結など考えることも多いですが、箇条書きだとそこまで考えなくてよいので、稟議をスムーズに書き出すことにもなります。
■専門用語はつかわない
DX関連、デジタル広告、ツール系は専門用語で稟議を書くと、承認者及び、決済者が稟議を見た瞬間に判断ができず、「後で確認しよう」と思わせてしまい承認がなかなか降りず、進行に1ヶ月かかることに原因の一つとなります。承認者、決済者がITリテラシーの程度を把握して、わかりやすい言葉で稟議を記載しましょう！
■論点とは関係ないデータを添付しない
稟議を起案するにあたり、稟議承認依頼の金額が高ければ高いほど、関連資料の添付が多くなることがあります。承認者や決済者に理解して承認してもらいたいという気持ちはとても理解できます。しかしながら、承認者や決済者はマネジメント層が多く、業務上たくさんの判断を常にもとめらています。そんな時間がない中で、抜け漏れなく必要最低限の情報のみで判断をしてもらうことを申請者は念頭におくことが重要です。そのため、取引先からもらった提案書や企画書をそのまま稟議に添付するのではなく、必要なページのみピックUPし、多くても2~3ページにまとめ情報を整理することをお勧めます。一見めんどくさい作業に感じますが、資料をまとめる内に、稟議対象の詳細点や矛盾、追加で確認すべき点などが見つかる場合もあるので、ぜひやってみてください。
いかがでしたか？
長い文章でありますが、この一連の作業が定着すると半日にもかからず稟議申請でき、一週間もかからず承認がおりるようになってきます。新年度の予算取りも今後発生すると思いますで、まずはお試しで行ってみてください。